Software zur Reparaturverwaltung: Reparaturaufträge digital verwalten

Was leistet eine Software zur Reparaturverwaltung?

Reparaturverwaltung heißt im Kern: Jeder Auftrag wird erfasst, bekommt einen Status und lässt sich jederzeit nachverfolgen. In vielen Werkstätten übernehmen das bis heute drei Dinge nebeneinander. Der handschriftliche Auftragszettel, eine Excel-Tabelle und das Gedächtnis der Kollegen.

Von einer allgemeinen Auftragsverwaltung unterscheidet sich das durch das Gerät. Zu jedem Auftrag gehört ein konkretes Objekt mit Hersteller, Modell, Seriennummer, Zubehör und Fehlerbild. Dieses Objekt wandert durch feste Stationen: Annahme, Diagnose, Kostenvoranschlag, Freigabe, Reparatur, Prüfung, Abholung. Eine Reparaturverwaltung kennt diese Stationen und hält fest, an welcher ein Gerät gerade steht.

Woran sich so ein System messen lassen muss, zeigt sich im Tagesgeschäft: Wo liegt das Gerät von Frau Schneider, welche Aufträge warten seit über einer Woche auf ein Ersatzteil, und hat der Kunde den Kostenvoranschlag eigentlich freigegeben?

Vom Auftragseingang bis zur Abholung

Jeder Reparaturauftrag durchläuft in RepairVision feste Status-Stufen. Voreingestellt sind „Ausstehend", „In Bearbeitung", „Bereit zur Abholung" und „Abgeschlossen". Ändern lässt sich das jederzeit: eigene Stufen anlegen, umbenennen, mit eigenen Farben versehen. Wer zusätzlich eine Qualitätskontrolle oder eine Warteposition für fehlende Teile abbilden möchte, richtet sich das selbst ein.

Bei der Annahme hilft die Geräte-Datenbank. Gerätetypen, Hersteller und Reparaturarten sind hinterlegt und konfigurierbar, wiederkehrende Fälle müssen also nicht jedes Mal neu getippt werden.

Wechselt ein Auftrag den Status, benachrichtigt RepairVision den Kunden auf Wunsch automatisch per E-Mail. Sie legen fest, welche Statusänderung eine Nachricht auslöst und wie sie formuliert ist. Im Alltag entlastet das spürbar. Die Frage „Ist mein Gerät schon fertig?" stellt sich deutlich seltener, weil die Antwort längst im Postfach liegt.

Zum Abschluss dokumentieren Sie die durchgeführten Arbeiten in einem Abschlussbericht. Den Reparaturbericht erzeugt das System daraus mit einem Klick, als Nachweis für den Kunden und für die eigene Ablage.

Reparaturaufträge organisieren statt suchen

In einer Werkstatt geht Zeit selten bei der Reparatur verloren, sondern beim Suchen. Welcher Auftrag ist als Nächstes dran? Zu wem gehört das Gerät im dritten Regal? Warum liegt der Vorgang seit Dienstag?

Die Listenansicht mit Status-Tabs nimmt Ihnen diese Sucherei ab. Sie sehen, wie viele Aufträge in welchem Zustand sind, und springen mit einem Klick zwischen den Stufen. Arbeiten mehrere Techniker parallel, ist auch ohne Absprache sichtbar, wer gerade woran sitzt.

Die Arbeitszeit je Auftrag läuft nebenbei mit. So sehen Sie an jedem Gerät, wie lange wirklich daran gearbeitet wurde.

Für die Terminplanung kommt der Reparaturkalender dazu. Termine verschieben Sie per Ziehen, Techniker weisen Sie im Termin zu, und als iCal-Abo erscheinen die Termine auch im eigenen Kalender. Die Kundenseite deckt die Kundenverwaltung ab, in der jede Statusänderung automatisch in der Historie landet.

Ersatzteile, Kostenvoranschlag und Abrechnung ohne Systemwechsel

Eine Reparaturverwaltung ist nur so gut wie das, was daran hängt. Wenn für das Ersatzteil das Bestellportal, für den Kostenvoranschlag ein Textprogramm und für die Rechnung die Buchhaltung geöffnet werden muss, entstehen genau die Brüche, die die Software eigentlich beseitigen soll.

In RepairVision hängen diese Schritte am Auftrag. Ersatzteile suchen und bestellen Sie über die Camparts-Integration, ohne das System zu verlassen. Der Wareneingang wird dem passenden Reparaturauftrag automatisch zugeordnet. Wer bereits mit anderen Lieferanten arbeitet, kann ASWO oder Foneday auf Anfrage zusätzlich freischalten lassen.

Kostenvoranschläge entstehen direkt aus dem Auftrag heraus. Der Kunde erhält sie über einen persönlichen Link und gibt sie dort frei. Damit ist die Zustimmung dokumentiert und nicht nur mündlich erteilt.

Rechnungen und Gutschriften entstehen direkt aus dem Auftrag, mit E-Rechnung. Niemand tippt Daten ein zweites Mal ab. Die eigene Buchhaltung mit DATEV-Export bietet das Rechnungswesen. Wer mit Lexware arbeitet, kann die Belege dorthin übergeben.

Cloud-basiert, mit eigener Instanz in Deutschland

RepairVision läuft im Browser. Keine Installation, keine Serverwartung im Betrieb, keine Diskussion darüber, welcher Rechner gerade die aktuelle Version hat. Zugriff haben Sie aus der Werkstatt, vom Verkaufstresen und von zu Hause.

Anders als bei vielen Cloud-Lösungen teilen Sie sich keine Datenbank mit fremden Betrieben. Jeder Kunde bekommt eine eigene, isolierte Serverinstanz in Deutschland.

Für die Praxis heißt das vor allem, dass Sie bei DSGVO-Fragen etwas vorzuweisen haben. Serverstandort Deutschland, keine Weitergabe ohne Ihren Auftrag, kein Google Analytics, kein Tracking. Wer täglich Kundendaten, Seriennummern und Fehlerbeschreibungen verarbeitet, sollte das belegen können.

Vorteile auf einen Blick

• Konfigurierbare Statusbenachrichtigungen per E-Mail
• Übersichtliche Auftrags-Listenansicht mit Status-Tabs
• Detaillierte Abschlussberichte pro Reparatur
• Geräte-Datenbank mit konfigurierbaren Reparaturtypen
• Anpassbare Status-Stufen mit individuellen Farben
• Fotodokumentation des Gerätezustands bei Annahme und Abgabe
• RFID-Abholkarten für die Rückgabe, Lagerfächer für die Ablage
• Arbeitszeit je Gerät läuft ab dem Bearbeitungsstatus automatisch mit

Häufige Fragen