Kassensystem mit TSE für Werkstätten

Was die Kassensicherungsverordnung verlangt

Elektronische Kassensysteme müssen jeden Geschäftsvorfall unveränderbar aufzeichnen und einzeln signieren. Zuständig dafür ist die technische Sicherheitseinrichtung, kurz TSE. Sie hängt sich zwischen Kasse und Aufzeichnung und versieht jeden Vorgang mit Zeitstempel, Signaturzähler und Signatur. Nachträglich lässt sich damit nichts mehr ändern, ohne dass es auffällt.

Dazu kommt die Belegausgabepflicht. Für jeden Vorgang muss ein Beleg entstehen und dem Kunden angeboten werden, ob er ihn mitnimmt, ist seine Sache. Und bei einer Kassennachschau muss der Betrieb die Aufzeichnungen in einem festgelegten Format herausgeben können. Dieses Format heißt DSFinV-K.

Das klingt nach viel und ist im Alltag trotzdem unauffällig, wenn die Kasse es von sich aus erledigt. Genau darum geht es auf dieser Seite: Was RepairVision übernimmt und was in Ihrer Verantwortung bleibt.

Cloud-TSE statt Zusatzhardware

RepairVision nutzt eine Cloud-TSE von fiskaly. Es gibt also keinen USB-Stick, der verloren geht, keine SD-Karte, die nach drei Jahren abläuft, und keine Kassenschublade mit eigenem Rechner darin.

Bei der Einrichtung hinterlegen Sie den fiskaly-Zugang, danach legt RepairVision die Sicherheitseinrichtung an, personalisiert sie und aktiviert sie. Anschließend melden Sie jede Kasse mit Namen und Seriennummer an, und sie registriert sich selbst an der TSE. Zum Ausprobieren gibt es eine Testumgebung, die Sie vor dem Echtbetrieb abschalten. Alle Zugangsdaten liegen verschlüsselt in Ihrer Instanz, und die Kasseneinstellungen darf nur ändern, wer die entsprechende Berechtigung hat.

Wer mehrere Standorte betreibt, legt je Standort eigene Kassen an. Jede führt ihren eigenen Bestand und ihre eigenen Abschlüsse.

Kassieren im Alltag

Ein Verkauf entsteht aus zwei Quellen. Entweder aus dem Lager: Sie suchen den Artikel über Name, Artikelnummer oder EAN, und der Bestand in der Warenwirtschaft geht mit dem Verkauf automatisch herunter. Oder als freie Position, wenn es um eine Dienstleistung geht oder um etwas, das nicht im Lager geführt wird. Preis und Steuersatz geben Sie dann selbst an.

Bezahlt wird bar oder mit Karte. Bei Barzahlung rechnet die Kasse das Rückgeld aus, was den häufigsten Fehler an der Theke abstellt. Danach wird der Beleg an der TSE signiert, und das Bon-PDF öffnet sich im 80-Millimeter-Format mit QR-Code. Ausdrucken können Sie es über jeden ESC/POS-fähigen Bondrucker im Netzwerk.

Sollte die TSE einmal nicht erreichbar sein, etwa weil die Leitung hängt, bricht der Verkauf nicht ab. Der Beleg entsteht trotzdem und trägt den Ausfallvermerk, den die Verordnung für diesen Fall vorsieht. Sie können also weiter kassieren.

Storno, Kassenabschluss und Kassenbestand

Ein Kassenbeleg lässt sich nicht nachträglich ändern, das ist der Kern der ganzen Vorschrift. Eine Korrektur läuft deshalb über einen eigenen Storno-Beleg: Sie suchen den ursprünglichen Beleg heraus und stornieren ihn, worauf ein signierter Gegenbeleg über den negativen Betrag entsteht und die verkauften Artikel zurück ins Lager gebucht werden. Jeder Beleg lässt sich genau einmal stornieren, und Storno-Belege selbst sind nicht stornierbar.

Zum Geschäftsschluss machen Sie den Kassenabschluss, den Z-Bon. Die Vorschau zeigt Umsatz, Bar- und Kartenanteil, Einlagen und Entnahmen sowie den rechnerischen Bestand. Sie zählen die Kasse, tragen den gezählten Betrag ein und bekommen die Differenz ausgewiesen, die Sie in der Bemerkung erklären können. Mit dem Abschluss werden alle offenen Belege festgeschrieben und der gezählte Bestand als Anfangsbestand des nächsten Tages übernommen.

Wechselgeld auffüllen oder Bargeld zur Bank bringen buchen Sie als Einlage oder Entnahme, immer mit Begründung. Abschluss und Barbewegungen setzen eine eigene Berechtigung voraus, die Sie nicht jedem Mitarbeiter geben müssen.

Kassennachschau und was Sie selbst erledigen

Für die Kassennachschau erzeugt RepairVision den DSFinV-K-Export. Der Prüfer bekommt damit die Aufzeichnungen in dem Format, das er erwartet, und Sie müssen nichts von Hand zusammenstellen.

Die Tageseinnahmen lassen sich zusätzlich als Einnahmebeleg an Lexware übergeben, sodass sie im Rechnungswesen und in der Buchhaltung landen, ohne dass jemand Zahlen abtippt.

Eine Sache kann Ihnen keine Software abnehmen: Elektronische Kassensysteme müssen dem Finanzamt gemeldet werden, das schreibt §146a Absatz 4 der Abgabenordnung vor. Diese Meldung läuft über ELSTER und ist Ihre Aufgabe. Die dafür nötigen Angaben, also Art der Kasse, Seriennummer und Angaben zur TSE, finden Sie in den Kasseneinstellungen.

Vorteile der Kassensystem

• Cloud-TSE über fiskaly, ohne zusätzliche Hardware
• Bon als PDF im 80-mm-Format, Ausgabe über ESC/POS-Netzwerkdrucker
• Storno nur über signierten Gegenbeleg, Bestand wird zurückgebucht
• Kassenabschluss mit Zählprotokoll und fortgeschriebenem Bestand
• Bareinlagen und Entnahmen mit Begründung protokolliert
• DSFinV-K-Export für die Kassennachschau
• Mehrere Kassen je Standort, Einnahmebeleg an Lexware
• Als Zusatzmodul für 15 €/Monat buchbar

Häufige Fragen zur Kassensystem