E-Rechnung aus der Werkstattsoftware: XRechnung und ZUGFeRD
Zu jeder finalisierten Rechnung erzeugt RepairVision eine E-Rechnung, wahlweise als XRechnung oder als ZUGFeRD. Beide entstehen aus derselben Rechnung, beide wurden gegen den amtlichen Prüfer der KoSIT gehalten. Eingehende E-Rechnungen von Lieferanten liest RepairVision ebenso.
Überblick
Zu jeder finalisierten Rechnung erzeugt RepairVision eine E-Rechnung, und zwar in beiden gebräuchlichen Formen. Die XRechnung ist eine reine Datendatei und das, was Behörden und größere Firmen verlangen. ZUGFeRD ist eine gewöhnliche PDF zum Ansehen, in der derselbe Datensatz eingebaut ist, gedacht für alle, die mit einer nackten XML-Datei nichts anfangen können.
Beide entstehen aus derselben Rechnung und aus demselben Layout. Sie können deshalb nicht auseinanderlaufen.
Empfangen kann RepairVision E-Rechnungen ebenfalls: Wird eine ZUGFeRD- oder XRechnungs-PDF als Eingangsbeleg hochgeladen, kommen Lieferant, Nummer, Datum, die Beträge je Steuersatz und sogar die einzelnen Rechnungszeilen aus dem Datensatz. Nichts davon wird geraten, und nichts verlässt dabei das Haus.
Zwei Formate, und wann Sie welches nehmen
Die XRechnung ist eine reine Datendatei. Sie sieht nach nichts aus, weil sie nicht zum Ansehen gedacht ist. Behörden und größere Firmen verlangen genau das.
ZUGFeRD ist eine gewöhnliche Rechnung als PDF, in der derselbe Datensatz eingebaut ist. Der Empfänger sieht ein Dokument wie immer, seine Buchhaltung liest die Zahlen trotzdem heraus. Für Privatkunden und Handwerksbetriebe ist das die richtige Wahl, denn mit einer nackten XML-Datei können sie nichts anfangen.
Beide Fassungen stammen aus derselben Rechnung und aus demselben Layout. Sie können deshalb nicht auseinanderlaufen, und es ist gleichgültig, welche Ihr Kunde bekommt.
Geprüft, nicht behauptet
Eine E-Rechnung sieht auch dann richtig aus, wenn sie es nicht ist. Der Fehler fällt beim Empfänger auf, Wochen später, und die Meldung seines Prüfprogramms bekommt niemand bei Ihnen zu sehen.
Deshalb wurde beides amtlich geprüft. Die KoSIT, die den Standard in Deutschland betreut, veröffentlicht einen Prüfer samt Regelwerk. Unsere XRechnung wurde damit gegen das Regelwerk XRechnung 3.0.2 gehalten und für gültig befunden, in beiden Schreibweisen der Norm.
Die ZUGFeRD-Datei muss zusätzlich langzeitlesbar sein, also PDF/A-3. Das hat veraPDF geprüft, der offizielle Prüfer dafür: 145 Regeln, 2.383 Einzelprüfungen, kein Fehler. Auch der Datensatz, den man wieder aus der fertigen PDF herausholt, ist gültig.
E-Rechnungen, die Sie bekommen
Laden Sie eine ZUGFeRD- oder XRechnungs-PDF als Eingangsbeleg hoch, wird nichts erkannt und nichts geraten. Der Rechnungsinhalt steckt als Datensatz in der Datei und wird ausgelesen: Lieferant, Rechnungsnummer, Datum und die Beträge je Steuersatz.
Auch die einzelnen Rechnungszeilen kommen von dort, mit Artikelnummer, Menge und Einkaufspreis genau so, wie der Lieferant sie berechnet hat. Die lassen sich direkt ins Lager buchen, ohne dass jemand eine Liste abtippt.
Das kostet nichts je Beleg und läuft auf Ihrer eigenen Instanz.
Ab wann Sie es brauchen
Empfangen müssen Sie E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025. Das gilt für jeden Unternehmer, unabhängig von der Größe.
Versenden wird ab 2027 Pflicht. Betriebe mit weniger als 800.000 Euro Vorjahresumsatz haben bis 2028 Zeit.
Wer heute schon mitschickt, hat den Umstieg hinter sich, bevor er verlangt wird. Und er merkt jetzt, ob etwas nicht passt, statt an dem Tag, an dem es keine Wahl mehr gibt.
Vorteile der E-Rechnung
- XRechnung nach EN 16931, geprüft gegen das Regelwerk XRechnung 3.0.2
- ZUGFeRD als PDF/A-3, geprüft mit veraPDF: 145 Regeln, 2.383 Prüfungen, kein Fehler
- Beide Fassungen aus derselben Rechnung, sie können nicht auseinanderlaufen
- E-Rechnungen von Lieferanten einlesen, samt einzelner Rechnungszeilen
- USt-IdNr. am Kunden für Geschäftskunden und Lieferungen ins EU-Ausland
- Empfangspflicht gilt seit 2025, Versandpflicht ab 2027 oder 2028
Häufige Fragen zur E-Rechnung
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
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Die XRechnung ist eine reine Datendatei ohne Aussehen, gedacht für Behörden und größere Firmen. ZUGFeRD ist eine gewöhnliche PDF zum Ansehen, in der derselbe Datensatz eingebaut ist. Inhaltlich beschreiben beide dieselbe Rechnung.
Woher weiß ich, dass meine E-Rechnung wirklich gültig ist?
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Weil sie gegen den Prüfer der KoSIT gehalten wurde, Regelwerk XRechnung 3.0.2, und für gültig befunden wurde. Die ZUGFeRD-PDF hat zusätzlich veraPDF geprüft, den offiziellen Prüfer für Langzeitarchivierung, mit 145 Regeln und 2.383 Einzelprüfungen ohne Fehler.
Brauche ich eine USt-IdNr.?
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Für gewöhnliche Rechnungen im Inland genügt Ihre Steuernummer. Bei Ihrem Kunden können Sie eine USt-IdNr. hinterlegen, gebraucht wird sie bei Lieferungen ins EU-Ausland und dann, wenn ein Geschäftskunde sie im Datensatz erwartet.
Was ist, wenn ich Kleinunternehmer bin?
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Dann wird die Steuerbefreiung nach § 19 UStG im Datensatz ausgewiesen, samt Grund. Fehlt Ihnen eine USt-IdNr., tritt die Handelsregisternummer an ihre Stelle, weil der Empfänger Sie eindeutig erkennen können muss.
Geht die E-Rechnung beim Mailversand automatisch mit?
+
Die XRechnung ja, zusätzlich zur PDF. Ein Mensch liest die PDF, die Buchhaltung liest das XML. Die ZUGFeRD-Fassung laden Sie bei Bedarf auf der Rechnung herunter.
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